La comptabilité est une technique élaborée permettant l’enregistrement, l’évaluation et le classement méthodique de toutes les opérations qui ponctuent la vie d’une association. La comptabilité constitue un système d’information pertinent grâce auquel les dirigeants d’association peuvent évaluer leur situation financière. Elle permet chaque année d’établir deux documents de synthèse fondamentaux : le bilan et le compte de résultat.

La comptabilité – « Partie simple »

Une « petite » association qui ne répond pas aux obligations de tenir une comptabilité normalisée, pourra se contenter de tenir un simple registre de « dépenses – recettes » suffisant pour la comptabilisation de quelques opérations financières. La comptabilité à partie simple reste toutefois très rudimentaire et très peu fiable. Il est très difficile d’y relever les erreurs ou omissions et permet difficilement de dresser un bilan financier. Pour tenir ce type de comptabilité, il suffit de se procurer un simple cahier sur lequel sont consignées, au fur et à mesure, les recettes et les dépenses, en indiquant la date de chaque opération, sa nature, son montant, et en calculant chaque mois le solde afin de refléter la situation de trésorerie de l'association.

La comptabilité « Partie double »

Une association soumises aux obligations comptables ou d’une « certaine importance », de par la diversité de ses activités, son éventuel statut d’employeur et son effectif d’adhérents et/ou usagers, sera contrainte et/ou aura besoin de tenir une comptabilité beaucoup plus développée et normalisée. Cette comptabilité dite « à partie double » repose sur le principe fondamental d’enregistrement des échanges financiers entre l’association, ses clients/usagers, ses fournisseurs et sa banque. La comptabilité à partie double permet d’établir en fin d’exercice les documents comptables indispensables à l’analyse financière (compte de résultat et bilan).

Enregistrement des écritures comptables

La saisie des opérations comptables s’effectue conformément au nouveau plan comptable des associations en vigueur depuis 1999 qui répertorie les différentes catégories de comptes existants. Ce dernier intègre les spécificités de la comptabilité des associations et liste la nature des opérations comptables permises en les regroupant suivant des catégories. Ces dernières sont regroupées et hiérarchisés dans le plan comptable associatif :

La saisie des écritures s’effectue dans différents journaux comptables :

• « Journal des achats » - Enregistrement des échanges avec les fournisseurs : comptes tiers « fournisseur » (classe 4) et comptes de charge (classe 6)

• « Journal des ventes » - Enregistrement des échanges avec les clients : comptes de tiers « clients » (classe 4) et comptes de produits (classe 7)

• « Journal de trésorerie » - Enregistrement des échanges avec la banque (règlements) : comptes de tiers « Clients ou fournisseurs » (classe 4) et comptes financiers (classe 5)
• « Opérations Diverses » - Enregistrement des amortissements, des salaires

• Le « Grand Livre » récapitule quant à lui l’ensemble de toutes les écritures de l’exercice.

• La « balance » permet d’avoir un état des lieux du solde des différents comptes et de vérifier si toutes les écritures ont une contrepartie. Seront ainsi détectés, dans les comptes de classe 4, le montant d’une part des dettes dues par l’association à certains fournisseurs et d’autre part des créances de certains clients à l’égard de l’association, dettes et créances qui figureront ensuite soit à l’actif, soit au passif du bilan.

En comptabilité «partie double », toute opération entraîne obligatoirement, dans chacun des journaux, un double enregistrement de la même somme. D’une part au débit d’un compte, d’autre part au crédit d’un autre compte.

N.B. La comptabilité « Partie double » est en règle générale établie grâce au support informatique. Certains logiciels adaptés aux associations offrent des outils de saisie très performants et établissent automatiquement tous les documents comptables nécessaires à l’analyse financière (bilan et compte de résultat).

Le compte de résultat

Le compte de résultat est un document qui récapitule les produits et les charges de l’exercice. C’est le résumé d’une année d’activité de l’association (année civile dans la plupart des cas). Il mesure la rentabilité de l’ensemble des activités sur un exercice délimité dans le temps et donne lieu à l’établissement d’un résultat (excédentaire ou déficitaire).

Le compte de résultat regroupe tous les comptes des classes 6 (comptes de charges) et 7 (comptes de produits) du plan comptable. Le compte de résultat de l’exercice est présenté à l’équilibre par le jeu du résultat de l’exercice. Les charges figurent à gauche du tableau et les produits figurent à droite. Le résultat apparaît dans les charges s’il s’agit d’un excédent et dans les produits s’il s’agit d’un déficit. Il est présenté comparé sur deux exercices : l’année qui vient de se clôturer et l’année précédente.

N.B. Le compte de résultat ne tient compte que des contrats, conventions ou factures appartenant à l’exercice, que les paiements aient été effectués ou non.

Le bilan

Le bilan est la photographie, sous deux angles différents, des richesses détenues à un instant donné par une association. Les deux angles dont il est question sont d’une part l’origine de cette richesse (le « Passif ») et d’autre part l’emploi de cette richesse (« l’Actif »). Le bilan décrivant de deux façons différentes les mêmes richesses, le total de l’actif est obligatoirement égal au total du passif.

Le contenu de l’actif

L’actif détaille la façon dont les fonds mis à disposition de l’association ont été employés. Les postes de l’actif donnent donc la liste des biens ou droits possédés par l’association :

• Les « immobilisations » (bien durables de l’association) et leurs amortissements éventuels (constatation annuelle de la dépréciation de ces biens.
• Les stocks (marchandises, matières premières, produits en cours de fabrication, travaux en cours)
• Les créances : montant des sommes dues à l’association par des « tiers » (personnes physiques ou morales).
• La trésorerie (disponibilités bancaires, caisse, placements financiers)

Le contenu du passif

Le passif indique l’origine des fonds dont dispose l’association au moment du bilan. Il décrit les moyens de financement qu’elle a utilisé pour se procurer les biens décrits dans l’actif. Ces moyens peuvent être classés en deux catégories :

• Les capitaux propres qui sont la propriété de l’association. Ce sont les ressources sûres et durables de l’association : fonds associatifs, report à nouveau (résultats antérieur en réserve), résultat du dernier exercice et subventions d’investissements renouvelables
• Les dettes et emprunts : montant des sommes dues aux tiers par l’association (fournisseurs, Etat, organismes sociaux, banque)

Le Budget Prévisionnel

Le Budget Prévisionnel est un compte de résultat par anticipation. Il prévoit tout ce qui apparaîtrait dans le compte de résultat en fin d'exercice. Le Budget Prévisionnel peut ne concerner qu'une partie des activités de l'association, dans le cadre d'un projet particulier notamment si l’association sollicite une subvention de fonctionnement ou participe à un appel d'offres. Par principe, il doit y avoir égalité entre le total des charges et celui des produits : pour une association, l’objectif n'étant pas de dégager des excédents.

Les outils d'aide à la gestion comptable

- Outil comptable simplifié : "VIA Compta"

- Logiciel de gestion comptable en ligne : "Basicompta"