L'interdiction des regroupements et l'obligation de confinement consécutifs à la crise sanitaire du coronavirus ont provoqué une mise en sommeil temporaire, partielle ou totale, de la vie statutaire des associations. Afin de leur permettre de s'acquitter de leurs obligations durant cette période inédite, la loi d'urgence votée en mars 2020 et les récentes ordonnances ont notamment simplifié et adapté les règles relatives à la tenue des assemblées générales, ainsi que les modalités permettant de respecter les délais comptables.

Report de l'assemblée générale

L’article 11 de la loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus précise qu’il sera procédé à une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ». L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 a prorogé de 3 mois les délais imposés par les textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts de l’association. Cette mesure est applicable à partir du 12 mars 2020.

Tenue de l'assemblée générale à "huis clos"

La loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus prévoit une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ». L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a précisé que l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.

• Qui est habilité à prendre la décision ? Il s’agit de l’instance ou de la personne désignée par les statuts ou éventuellement le règlement intérieur qui est compétente pour convoquer l’assemblée, tel que désigné par les statuts (voire du règlement intérieur) de l’association.
• Pour quels objets de décision ? Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’association, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres. C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.
• Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ? Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.
• Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ? Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou la personne, désignée par les statuts (voire même par le règlement intérieur) pour convoquer l’assemblée, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose. Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.
• Quels moyens de convocation ? Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre. Attention : Si l’autorité compétente ou la personne déléguée a déjà accompli tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée avant le 25 mars 2020 (date d’entrée en vigueur de l’ordonnance) en vue d’une assemblée appelée à se tenir après cette date, et qu’il décide d’utiliser les mesures de tenue d’assemblée et de votes par conférence téléphonique ou audiovisuelle, les membres doivent en être informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée. Il est à noter qu’il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation qui ont déjà été accomplies pour que la convocation soit considérée comme régulière. Il est à noter aussi qu’il conviendra d’accomplir les formalités de convocation restant au jour de la décision conformément aux statuts (voire au règlement intérieur).

Le report de l'arrêté des comptes

L’article 11 de la loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus précise qu’il sera procédé à une « simplification, et adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais ». L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 prévoit que les associations, dont la clôture des comptes intervient entre le 30 septembre 2019 et le 24 juin 2020, peuvent appliquer les dispositions prévues par l’ordonnance, soit de proroger de trois mois les délais imposés par les textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts sont prorogés de trois mois pour pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant. Cette mesure prend effet à partir du 12 mars.

Pour les associations qui ont bénéficié de subvention de droit public et qui sont tenues de produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses affectées à l’objet de la subvention : le délai de six mois suivant la fin de l’exercice pour lequel la subvention a été attribuée est prorogé de trois mois. C’est ainsi qu’une association qui clôture des comptes intervient au 30 décembre 2020 pourra produire le compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses affectées à l’objet de la convention à l’autorité administrative compétente jusqu’au 24 septembre 2020.

Sources - Mouvement Associatif